Mnohé firmy už faktúry posielajú e-mailom v PDF a považujú svoj proces za elektronický. Pri e-fakturácii však nestačí, aby dokument mal príponu PDF. Musí obsahovať údaje vo formáte, ktorý dokáže druhý systém automaticky načítať, skontrolovať a ďalej spracovať.
Práve tu vzniká rozdiel medzi PDF prílohou a skutočnou e-faktúrou. Štruktúrovaný formát znižuje manuálnu prácu, obmedzuje chyby a vytvára podmienky pre automatizované spracovanie dokladov.
PDF je určené pre človeka, e-faktúra pre systém
PDF je praktické na zobrazenie, kontrolu alebo archiváciu dokladu. Údaje v ňom však nie sú uložené ako jednoznačne označené položky, s ktorými môže účtovný alebo ERP systém ďalej pracovať bez zásahu človeka.
Účtovník preto často otvorí prílohu, skontroluje ju, prepíše údaje do systému a následne faktúru odošle na schválenie. Pri malom objeme dokladov to môže fungovať. S rastúcim počtom faktúr však pribúdajú chyby, zdržania aj náklady na administratívu.
E-faktúra používa štruktúrované dáta, najčastejšie vo formáte XML. Presne určuje, kde sa nachádza číslo faktúry, dátum splatnosti, údaje o dodávateľovi a odberateľovi, položky či DPH. Systém potom dokáže údaje spracovať bez ručného prepisovania.
Preto je dôležité poznať rozdiel medzi PDF a e-faktúrou. PDF môže zostať vizuálnym náhľadom, ale nie je náhradou dátového formátu určeného na elektronickú výmenu.
Čo je BIS Billing 3.0 a prečo je dôležitý
Peppol BIS Billing 3.0 je súbor pravidiel pre štruktúrovanú elektronickú faktúru. Vychádza z európskej normy EN 16931 a stanovuje, ktoré údaje má faktúra obsahovať a ako majú byť zapísané, aby si systémy rôznych firiem a krajín rozumeli.
Nejde teda o ďalší typ faktúry, ktorý by musel účtovník vytvárať ručne. Ide o technický štandard, podľa ktorého sa fakturačné údaje pripravia na spoľahlivú elektronickú výmenu.
- zjednocuje formát faktúr medzi rôznymi systémami,
- podporuje automatické kontroly povinných údajov,
- umožňuje ľahšie spracovanie prijatých dokladov,
- vytvára lepší základ pre prepojenie fakturácie s účtovným systémom,
- znižuje riziko, že faktúra nebude prijatá alebo sa spracuje nesprávne.
Téma formátu sa bude od roku 2027 týkať aj všetkých platiteľov na Slovensku.
Prečo váš fakturačný systém nemusí BIS Billing 3.0 zvládnuť
Mnohé účtovné a fakturačné systémy vedia vytvoriť PDF, Excel export alebo jednoduchý XML súbor. To však automaticky neznamená, že dokážu pripraviť elektronickú faktúru presne podľa pravidiel BIS Billing 3.0.
Systém môže mať neúplný export, používať vlastné pomenovania polí alebo mu môžu chýbať údaje potrebné na validáciu dokumentu. Pri starších ERP riešeniach býva problémom aj obmedzená možnosť aktualizácie alebo absencia pripraveného napojenia na e-fakturačné služby.
Neschopnosť vytvoriť správny formát nemusí znamenať nutnosť meniť celý ERP systém. Firma potrebuje vedieť, aké údaje zo systému dokáže získať a ako ich následne transformovať do požadovaného formátu.
Praktickú rolu tu má prepojenie e-fakturácie s ERP. Dobre navrhnutá integrácia zabezpečí, aby sa údaje prenášali automaticky a fakturačný proces nezostal závislý od manuálneho exportu súborov.
Ako pripraviť správny formát bez výmeny účtovného systému
Prvým krokom je zmapovať fakturačné údaje vo vašom systéme. Overte si, či máte dostupné identifikačné údaje partnerov, položky, DPH, platobné údaje, referencie a všetky informácie, ktoré faktúra vyžaduje.
Druhým krokom je vybrať spôsob napojenia. Ak systém podporuje integračné rozhranie, vhodnou cestou sú API integrácie. Dáta z účtovného systému sa prenesú do e-fakturačného riešenia, kde sa skonvertujú, skontrolujú a pripravia na odoslanie.
Ak API napojenie zatiaľ nie je možné, firma môže začať aj bez priamej integrácie. Tento postup je vhodný napríklad pri nižšom počte dokladov alebo počas prípravnej fázy, keď si firma potrebuje overiť nový proces.
Digitálny poštár Flowis pomáha preklenúť rozdiel medzi existujúcim účtovným systémom a požiadavkami elektronickej fakturácie. Firma môže zachovať svoje zaužívané procesy a zároveň pripraviť dáta v správnej štruktúre.
Pri prijatých faktúrach môže dokonca na e-fakturáciu nadväzovať automatizácia spracovania faktúr. Ak dokument príde ešte vo forme PDF, OCR a AI technológia pomôžu vyťažiť dáta a posunúť ich do ďalšieho kroku v procese.
Digitálny poštár prepája systémy s e-fakturáciou
Digitálny poštár Flowis slúži ako vrstva medzi internými systémami firmy a elektronickým doručovaním faktúr. Môže zabezpečiť prevod fakturačných údajov do požadovaného formátu, ich odoslanie a prehľad o stave spracovania.
Pre firmu je dôležité, že celý proces nekončí odoslaním dokumentu. Rovnako podstatné je vedieť, či bola faktúra doručená, či prešla kontrolami a ako sa spracuje po prijatí. Prehľad o stave faktúr dáva finančným tímom väčšiu kontrolu nad cash flow aj administratívou.
Pri výbere riešenia netreba vynechať bezpečnosť. Bezpečnosť zahŕňa ochranu dát, riadenie prístupov a auditnú stopu. Pri internom spracovaní je zároveň dôležité, aby prijatá e-faktúra plynulo pokračovala do schválenia, účtovania alebo archivácie.
Záver: PDF môže zostať, ale nestačí samo
PDF faktúra má vo firme stále svoje miesto ako prehľadný dokument pre človeka. Pri e-fakturácii však potrebujete aj štruktúrované dáta, ktoré vie systém spracovať automaticky. Práve preto je BIS Billing 3.0 dôležitý: vytvára spoločný jazyk pre fakturáciu naprieč systémami.
Včasná príprava dáva priestor otestovať exporty, upraviť dáta a nastaviť zodpovednosti bez tlaku.
