Stiahnutie Príručky

Stiahnite si PDF používatelskej príručky

The post Flowis Play – Používateľská príručka appeared first on Flowis.

Ako to funguje

Táto integrácia je neoceniteľná počas manuálnej validácie. Keď narazíte na faktúru od dodávateľa, ktorý ešte nie je vytvorený v systéme Flowis, jednoducho kliknite na „+“ na konci riadku a vytvorte ho.

Zadajte názov dodávateľa, jeho IČO alebo IČ DPH a vyberte požadovaného dodávateľa zo zoznamu.

Systém automaticky vyplní ostatné údaje pomocou údajov z Registra právnických osôb – názov, adresu, IČO, DIČ a IČ DPH; a IBAN z Finančnej správy.

Platnosť IČ DPH bude po zadaní overená s databázou VIES.

Nastavenie integrácie dodávateľov

Ak chcete pre svoju spoločnosť nakonfigurovať túto funkciu, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Otvorte si zoznam Dodávateľov v Zoznamoch: Uistite sa, že všetky polia s údajmi o dodávateľoch, v ktorých možno vyhľadávať (názov, IČO, IČ DPH, DIČ), sú nastavené ako textový údaj.

2. Povoľte funkciu Automatického vyplnenia právnickej osoby: Uistite sa, že máte zobrazené polia pre automatické dopĺňanie. Následne rozbaľte ponuku „Nastavenia automatického vypĺňania právnických osôb“ a začiarknite políčko „Použiť ako vyhľadávacie pole?“. Potom vyberte príslušný stĺpec z tabuľky právnických osôb na namapovanie tohto poľa (nezabudnite to spraviť pre každé pole, ktoré si želáte namapovať). Toto nastavenie umožňuje systému predvypĺňať vo formulároch údaje o právnických osobách.

3. Overovanie IČ DPH pomocou databázy VIES: Ak chcete povoliť overovanie IČ DPH, začiarknite políčko „Overovať DPH cez VIES“.

Výsledkom tejto validácie môžu byť štyri výsledky:

• IČ DPH je platné a zodpovedá vybranému dodávateľovi.
• IČ DPH je platné, ale nezodpovedá vybranému dodávateľovi.
• IČ DPH je neplatné.
• Služba overovania VIES nie je k dispozícii.

Využívanie integračných schopností systému Flowis zaručuje, že vaše údaje o dodávateľoch sú presné a aktuálne, čo umožňuje plynulejšie operácie a znižuje počet chýb pri manuálnom zadávaní. Dodržiavaním týchto krokov môžete optimalizovať proces správy dodávateľov a zabezpečiť súlad s príslušnými požiadavkami na validáciu daňových údajov. Rovnaké nastavenie môžete navyše použiť aj pre zoznam Právnych subjektov.

The post Integrácia údajov o dodávateľoch appeared first on Flowis.

Prístup k nastaveniu používateľov

Prejdite do ľavého menu a vyhľadajte kartu „Ľudia“, aby ste získali prístup k funkciám nastavenia používateľov. Tu nájdete komplexný prehľad všetkých používateľov, ktorí majú prístup do vášho informačného systému.

Možnosti správy používateľov

V rámci rozhrania správy používateľov je možné vykonávať niekoľko akcií:

• Filtrovanie: Filtrujte používateľov na základe konkrétnych atribútov a zjednodušte tak vyhľadávanie.
• Hromadné akcie: Môžete vykonávať rôzne akcie na viacerých Používateľoch súčasne, ako napríklad:
  • Aktivovať – aktivujte používateľov, aby sa mohli prihlásiť
  • Deaktivovať – používatelia budú neaktívni, a preto sa nebudú môcť prihlásiť
  • Deaktivovať overovanie 2FA – pri prihlasovaní sa nebude vyžadovať dvojfaktorové overovanie
  • Aktivovať overovanie 2FA – pri prihlasovaní sa bude vyžadovať dvojfaktorové overovanie
  • Obnoviť heslo – ak heslo vypršalo (platnosť je nastavená v zásadách používateľa), môžete ho tu znovu aktivovať (ak teda platnosť vypršala za 90 dní, táto akcia zabezpečí platnosť hesla na ďalších 90 dní)
  • Obnovenie overenia 2FA – ak sa používateľ nemôže overiť (napr. má nový telefón), toto obnovenie mu zobrazí nový kód QR, ktorý môže použiť na spárovanie svojho mobilného telefónu s Flowis účtom
  • Poslať odkaz na nastavenie prvého hesla – bude odoslaný e-mail s odkazom na nastavenie prvého hesla. Odkaz funguje len 10 dní
  • Poslať odkaz na obnovenie hesla – bude odoslaný e-mail s odkazom na nastavenie nového hesla. Odkaz funguje len 48 hodín
  • Odomknúť – odomkne účet, ktorý bol zablokovaný zadaním príliš veľkého počtu nesprávnych hesiel
  • Odomknúť overenie 2FA – odomkne účet, ktorý bol zablokovaný zadaním príliš veľkého počtu nesprávnych kódov dvojfaktorového overenia
  • Aktualizovať nastavenia – aktualizuje nastavenia profilu, napríklad formát času, sumy, dátumu atď.
• Individuálne akcie používateľa: V prípade potreby ručne upravte, vymažte alebo vytvorte nové používateľské profily.
• Prispôsobenie: Prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií pre personalizovanú správu používateľov.
• Stiahnuť: Stiahnite si zoznamy používateľov pre offline referencie. V prípade použitého filtrovania budú stiahnuté iba filtrované výsledky.

Atribúty používateľov

Každý profil používateľa obsahuje nasledovné základné atribúty:

• Zásady používania: Určuje politiku používateľa spojenú s profilom používateľa, ktorá zabezpečuje dodržiavanie organizačných protokolov.
• Meno, používateľské meno a e-mail: Základné identifikačné údaje potrebné na prihlásenie a identifikáciu používateľa.
  • Meno – celé meno používateľa
  • Používateľské meno – bude sa používať na prihlásenie do systému, musí byť napísané malými písmenami a jedinečné pre každého používateľa
  • E-mail – musí byť jedinečný pre každého používateľa
• Skupiny: Priraďte používateľov k príslušným skupinám, aby ste mohli efektívne definovať a spravovať ich oprávnenia.
• Ďalšie informácie: Pracovná pozícia, oddelenie, krajina, názov spoločnosti, kancelária a mobilný telefón prispievajú k vytvoreniu komplexnej databázy používateľov.
• Aktívny stav: Aktivácia alebo deaktivácia používateľských účtov podľa potreby na efektívnu správu prístupu.
• Autorizácia právneho subjektu: Používateľ bude mať prístup iba k faktúram tých. právnych subjektov, ktoré sú zadefinované v tomto poli.

Efektívna správa používateľov je základom optimalizovaného informačného systému. Využitím komplexných funkcií dostupných na správu používateľov môžu organizácie zabezpečiť bezproblémovú prevádzku a vyššiu bezpečnosť údajov. Prevezmite kontrolu nad procesmi správy používateľov ešte dnes a využite plný potenciál svojho informačného systému.

The post Správa používateľov vo vašom informačnom systéme appeared first on Flowis.

Príprava pred exportom

Pred začatím exportu skontrolujte nasledujúce zoznamy, aby ste zabezpečili kompatibilitu a presnosť údajov, ktoré budú z faktúr exportované:

• Typy zaúčtovania ERP: Skontrolujte a spresnite obsiahnuté údaje, aby boli v súlade s preddefinovanými účtovnými pravidlami a šablónami systému Omega.
• Omega – typy hlavičiek dokladov: Ak máte v systéme Omega vytvorené vlastné hlavičky, je nevyhnutné vytvoriť ich aj v systéme Flowis.
• Dodávatelia: Zvýšte efektívnosť predvolením súvahových účtov pre jednotlivých dodávateľov. Pri úprave želaného dodávateľa jednoducho zadajte príslušný súvahový účet (pole “Supplier accounting – GL Account”).

Proces exportu faktúr

Postup exportu faktúr možno zhrnúť do troch základných krokov:

1. Začiatok: Začíname s faktúrami v stave „Čaká sa na proces kontroly účtovníctva“. V rámci akcie “Kontrola” vyplňte tabuľku “Účtovné predlohy” príslušnými údajmi: Účet hlavnej knihy, Daň, Nákladové stredisko, Suma, prípadne akékoľvek ďalšie požadované informácie. Ak je to možné, vyberte Identifikátor účtovania, ktorý sa nachádza nad tabuľkou Účtovných predlôh, aby ste zaručili presnú identifikáciu typu účtovania.

2. Automatizované validácie: Po účtovnej kontrole vykonáva Flowis rôzne kontroly účtovania s cieľom identifikovať duplicitné faktúry a overiť správnosť bankového účtu dodávateľa. Po úspešnej validácii faktúry prechádzajú do stavu „Čaká sa na export do ERP“.

3. Vytváranie dávkových transakcií: Prejdite do ľavého menu a v sekcii „Účtovanie/Platby“ vyberte položku „Vytvoriť dávkovú transakciu.“ Zvoľte možnosť „Účtovanie“ (Accounting).

Kliknite na oranžové tlačidlo, vyfiltrujte a vyberte požadované faktúry (dostupné cez filter sú len tie, ktoré sú v stave „Čaká sa na export do ERP“).

Spustite proces kliknutím na tlačidlo “Vytvoriť”.

Táto akcia vygeneruje novú transakciu, v ktorej sa nachádza textový súbor pripravený na import do systému Omega.

Okrem toho tento textový súbor zostáva prístupný aj v rámci transakcie danej faktúry.

Import faktúr do systému Omega

Záverečný krok obsahuje import vygenerovaného textového súboru do systému Omega:

1. Prístup do systému Omega: Spustite rozhranie systému Omega, v hornom menu prejdite na položku „Firma“ a pokračujte na položku „Import“, po ktorej nasleduje položka „Importovať z textového súboru“.

2. Postup importovania: Identifikujte cestu k uloženému textovému súboru, vyberte požadované nastavenie (odporúčame zvoliť možnosť „Pridať nové doklady a prepísať existujúce“) a spustite proces importu kliknutím na tlačidlo “Štart”. Po dokončení importu budú faktúry prístupné v sekcii Evidencia.

Dodržiavaním tohto štruktúrovaného postupu sa faktúry vhodne naformátujú a integrujú so systémom Omega, čím zabezpečíte efektívnosť a presnosť celého procesu.

The post Optimalizácia exportu faktúr pre systém Omega appeared first on Flowis.

Prístup k nastaveniu absencií

K nastaveniu sa dostanete priamo z Nástenky kliknutím na posledné tlačidlo:

Dostanete sa k nemu tiež pomocou ľavého menu výberom možnosti “Nastavenie tvorby absencií” v časti “Nastavenie HR procesov”. Prechádzajte jednotlivými časťami nastavenia pomocou kariet umiestnených v hornej časti obrazovky:

Úvodná karta obsahuje stručného sprievodcu, ktorý popisuje funkcie dostupných tlačidiel, zatiaľ čo na ďalších kartách sa nachádzajú zoznamy potrebné na nastavenie absencií.

Spravovanie nastavenia absencií

Po otvorení zoznamu Druhy neprítomností sa zobrazí zoznam predvyplnených záznamov a niekoľko možností na správu týchto záznamov.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý uľahčuje vyhľadávanie konkrétnych záznamov. Pod filtrom sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne akcie:

• Nové – toto tlačidlo umožňuje ručne pridávať nové záznamy do zoznamu kódov. Budete musieť vyplniť všetky údaje. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
• Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak si želáte zobraziť viac stĺpcov alebo menej stĺpcov, prípadne ich zobraziť v inom poradí, môžete si to nastaviť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvníte to, ako tento zoznam vidia ostatní používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam, musíte najprv filter vymazať (použite tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito tlačidlami sa nachádza zoznam záznamov. Každý riadok obsahuje ikonu ceruzky, ktorá umožňuje úpravu polí záznamu – jeho názvu, potrebných dokumentov, dostupných typov zmlúv a mnohých ďalších. Ak niektorý zo záznamov označíte ako neaktívny, vylúčite ho zo všetkých HR procesov.

Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Zobrazenie podrobností o záznamoch

Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti o príslušnom druhu neprítomnosti. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne možnosti:

• Upraviť – úprava podrobností záznamu
• Nový – ručné vytvorenie nového záznamu
• Duplikovať – vytvorenie nového záznamu duplikovaním aktuálne zvoleného záznamu
• Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých záznamov

The post Nastavenie absencií: Upravte podrobnosti o druhoch neprítomností zamestnancov appeared first on Flowis.

• banky,
• platobné formáty a
• typy platieb.

Prístup k platobným zoznamom

Úpravu platobných zoznamov môžete začať priamo z Nástenky kliknutím na posledné tlačidlo:

Druhý spôsob, ako pristúpiť k týmto zoznamom, je pomocou ľavého menu v časti „Nastavenie faktúr“ výberom položky „Úprava platobných číselníkov“. Pohybovať sa medzi jednotlivými zoznammi je umožnené pomocou kariet v hornej časti obrazovky:

Úvodná karta ponúka rýchly prehľad s popisom funkcií tlačidiel, zatiaľ čo nasledujúce karty obsahujú jednotlivé platobné zoznamy.

Spravovanie platobných zoznamov

Po otvorení niektorého z platobných zoznamov, napríklad Platobných formátov, sa zobrazí zoznam predvyplnených záznamov s rôznymi možnosťami na ich správu.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý vám pomôže nájsť konkrétne záznamy. Pod filtrom nájdete niekoľko tlačidiel ponúkajúcich rôzne akcie:

• Nový – toto tlačidlo umožňuje manuálne pridávať nové záznamy do zoznamu. Po vyplnení všetkých potrebných údajov nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“.
• Importovať – táto možnosť vám umožňuje hromadne importovať záznamy zo súboru formátu .xlsx. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov. Šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak si želáte zobraziť viac alebo menej stĺpcov, prípadne ich zobraziť v inom poradí, môžete si to nastaviť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvníte to, ako tento zoznam vidia ostatní používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam, musíte najprv filter vymazať (použite tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito tlačidlami sa nachádza zoznam záznamov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť informáciu o tom, či je daný záznam aktívny. Označenie záznamu ako neaktívneho ho vylúči z procesov fakturácie.

Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Zobrazenie podrobností o záznamoch

Po kliknutí na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti o danom zázname. V pravom hornom rohu nájdete niekoľko tlačidiel s rôznymi funkciami:

• Upraviť – umožňuje upraviť podrobnosti záznamu
• Nový – pomocou tejto možnosti môžete ručne vytvoriť nový záznam. Môže byť k dispozícii len vo vybraných zoznamoch
• Duplikovať – táto možnosť umožňuje vytvoriť nový záznam duplikovaním aktuálneho záznamu
• Zoznam – kliknutím na túto položku budete presmerovaní na zoznam všetkých záznamov

The post Platobné zoznamy: Nastavte Banky, Platobné formáty a Typy platieb vo Flowis Play appeared first on Flowis.

• činnosti,
• dane,
• účty,
• účtovné pravidlá,
• typy účtov,
• nákladové strediská,
• zakázky,
• účtovné predlohy a
• účtovacie systémy.

Nastavenie účtovných zoznamov

Úpravu účtovných zoznamov môžete začať priamo z Nástenky kliknutím na štvrté tlačidlo:

Dostanete sa k nim tiež z ľavého menu výberom možnosti „Úprava účtovných číselníkov“ v časti „Nastavenie faktúr“. Prechádzať cez účtovné zoznamy môžete pomocou kariet umiestnených v hornej časti obrazovky:

Na úvodnej karte sa nachádza stručný sprievodca, ktorý popisuje funckie tlačidiel, zatiaľ čo na ďalších kartách sa nachádzajú jednotlivé číselníky.

Spravovanie účtovných zoznamov

Po otvorení niektorého z účtovných zoznamov, napríklad Nákladové strediská, sa zobrazí zoznam predvyplnených záznamov a niekoľko možností na správu týchto záznamov.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý uľahčuje vyhľadávanie konkrétnych záznamov. Pod filtrom sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne akcie:

• Nové – toto tlačidlo môže byť k dispozícii len v niektorých zoznamoch. Umožňuje ručne pridávať nové záznamy. Budete musieť vyplniť všetky údaje. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
• Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak chcete zobraziť viac stĺpcov, menej stĺpcov alebo ich zobraziť v inom poradí, môžete si to nastaviť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvníte to, ako tento zoznam vidia ostatní Používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam, musíte najprv filter vymazať (použite vo filtri tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito tlačidlami sa nachádza zoznam záznamov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť informáciu o tom, či je daný záznam aktívny. Označenie záznamu ako neaktívneho ho vylúči z procesov fakturácie.

Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Zobrazenie podrobností o záznamoch

Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti o príslušnom zázname. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel s rôznymi možnosťami:

• Upraviť – úprava podrobností záznamu
• Nový – ručné vytvorenie nového záznamu, dostupné len vo vybraných zoznamoch
• Duplikovať – vytvorenie nového záznamu duplikovaním aktuálne zvoleného záznamu
• Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých záznamov

The post Účtovné zoznamy – nastavte Účtovné predlohy, pravidlá a mnoho iného appeared first on Flowis.

Nastavenie Dodávateľov

K nastaveniu Dodávateľov môžete pristúpiť priamo z Nástenky:

Alebo cez ľavé menu kliknutím na možnosť „Nastavenie a úprava dodávateľov“ v časti „Nastavenie faktúr“:

Spravovanie Dodávateľov

Nižšie môžete vidieť zoznam všetkých existujúcich záznamov ohľadom Dodávateľov a tiež niekoľko možností na správu týchto záznamov.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý vám pomôže vyhľadať tie záznamy, ktoré potrebujete. Pod filtrom sa nachádzajú štyri tlačidlá s rôznymi akciami:

• Nový – tlačidlo umožňuje ručne pridať nové záznamy do zoznamu Dodávateľov. Budete musieť vyplniť všetky dôležité údaje, ako je ich názov, adresa, IČO a daňové údaje, či detaily o účtovnom systéme a preddefinovaných účtovných pravidlách. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
• Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenie stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak si želáte zobraziť viac alebo menej stĺpcov, prípadne ich zobraziť v inom poradí, môžete tak urobiť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvní to, ako tento zoznam vidia ostatní používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam všetkých Dodávateľov, musíte najprv filter vymazať (použite vo filtri tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito štyrmi tlačidlami je zobrazený zoznam Dodávateľov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť údaje týkajúce sa daného vybraného Dodávateľa. Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Zobrazenie podrobností o Dodávateľoch

Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti príslušného Dodávateľa. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne možnosti:

• Upraviť – úprava podrobností o Dodávateľovi
• Nový – ručné vytvorenie nového Dodávateľa
• Duplikovať – vytvorenie nového Dodávateľa duplikovaním tohto Dodávateľa
• Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých Dodávateľov

Po nastavení Dodávateľov prejdite na kartu „Nastavenie dodávateľských bankových účtov“, kde nájdete bankové údaje. Nastavenie je totožné s procesom konfigurácie Dodávateľov.

The post Dodávatelia a ich Bankové účty: Nastavenie vo Flowis Play appeared first on Flowis.

V rámci všeobecných zoznamov sú obsiahnuté tieto údaje:

• Krajiny,
• Meny,
• Regióny a
• Jednotky.

Môže však byť potrebné ich prispôsobenie, aby boli v súlade s preferenciami vašej spoločnosti. Pre priblíženie procesu vykonávania týchto úprav čítajte ďalej.

Nastavenie všeobecných zoznamov

Úpravu všeobecných číselníkov môžete začať priamo z Nástenky kliknutím na žlté tlačidlo:

Dostanete sa k nim tiež z ľavého menu výberom možnosti „Úprava všeobecných číselníkov“ v časti „Všeobecné nastavenie“. Prechádzať cez všeobecné zoznamy môžete pomocou kariet umiestnených v hornej časti obrazovky:

Na úvodnej karte sa nachádza stručný sprievodca, ktorý popisuje funckie tlačidiel, zatiaľ čo na ďalších kartách sa nachádzajú jednotlivé zoznamy.

Spravovanie všeobecných zoznamov

Po otvorení niektorého zo všeobecných číselníkov, napríklad Krajiny, sa zobrazí zoznam predvyplnených záznamov a niekoľko možností na správu týchto záznamov.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý uľahčuje vyhľadávanie konkrétnych záznamov. Pod filtrom sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne akcie:

• Nové – toto tlačidlo môže byť k dispozícii len v niektorých zoznamoch. Umožňuje ručne pridávať nové záznamy. Budete musieť vyplniť všetky údaje. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
• Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenia stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak chcete zobraziť viac stĺpcov, menej stĺpcov alebo ich zobraziť v inom poradí, môžete si to nastaviť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvníte to, ako tento zoznam vidia ostatní Používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam, musíte najprv filter vymazať (použite vo filtri tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito tlačidlami sa nachádza zoznam záznamov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť informáciu o tom, či je daný záznam aktívny. Označenie záznamu ako neaktívneho ho vylúči z procesov fakturácie.

Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Zobrazenie podrobností o záznamoch

Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti o príslušnom zázname. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel s rôznymi možnosťami:

• Upraviť – úprava podrobností záznamu
• Nový – ručné vytvorenie nového záznamu, dostupné len vo vybraných zoznamoch
• Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých záznamov

The post Všeobecné zoznamy: Nastavte Krajiny, Meny, Jednotky a mnoho iného vo Flowis Play appeared first on Flowis.

Nastavenie Právneho subjektu

K nastaveniu Právnych subjektov môžete pristúpiť priamo z Nástenky:

Alebo cez ľavé menu kliknutím na možnosť „Nastavenie entít“ v časti „Všeobecné nastavenie“:

Spravovanie Právnych subjektov

Nižšie môžete vidieť zoznam všetkých existujúcich záznamov ohľadom Právnych subjektov a tiež niekoľko možností na správu týchto záznamov.

V hornej časti obrazovky sa nachádza filter, ktorý vám pomôže vyhľadať tie záznamy, ktoré potrebujete. Pod filtrom sa nachádzajú štyri tlačidlá s rôznymi akciami:

• Nový – tlačidlo umožňuje ručne pridať nové záznamy do zoznamu Právnych subjektov. Budete musieť vyplniť všetky dôležité údaje o Právnom subjekte, ako je jeho názov, adresa, IČO a daňové údaje, a vybrať typ pracovného toku, ktorý sa bude používať pre procesy fakturácie v rámci tohto Právneho subjektu – nižšie v článku nájdete popísané rozdiely medzi dostupnými typmi pracovných tokov. Po dokončení nezabudnite kliknúť na tlačidlo „Uložiť“, aby ste nestratili svoje údaje.
• Importovať – ak nechcete vytvárať záznamy ručne, máte možnosť importovať súbor formátu .xlsx, ktorý vytvorí všetky záznamy naraz. Importovaný súbor však musí spĺňať určité pravidlá týkajúce sa obsiahnutých stĺpcov a ich názvov – šablónu súboru získate kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“. Takto získate súbor so správnymi stĺpcami a stačí ho len vyplniť potrebnými údajmi.
• Prispôsobiť – prispôsobte si zobrazenie stĺpcov podľa svojich preferencií. Ak si želáte zobraziť viac alebo menej stĺpcov, prípadne ich zobraziť v inom poradí, môžete tak urobiť pomocou tohto tlačidla. Toto nastavenie bude viditeľné len pre vás – neovplyvní to, ako tento zoznam vidia ostatní používatelia systému.
• Stiahnuť – po kliknutí na malú šípku na konci tlačidla sa zobrazí zoznam možností sťahovania – formát, ktorý chcete stiahnuť. Ak ste predtým použili filter na zobrazenie len niektorých záznamov, stiahnu sa len tie, ktoré spĺňajú kritériá filtrovania. Ak chcete stiahnuť celý zoznam všetkých Entít, musíte najprv filter vymazať (použite vo filtri tlačidlo „Vyčistiť a obnoviť“).

Pod týmito štyrmi tlačidlami je zobrazený zoznam Právnych subjektov. Ikona ceruzky na konci každého riadku vám umožní upraviť údaje týkajúce sa daného vybraného Právneho subjektu. Celý zoznam môžete tiež jednoducho zoradiť kliknutím na názov stĺpca, podľa ktorého si želáte zoradiť záznamy; ďalším kliknutím môžete zmeniť smer zoradenia. Zoradenie môžete v prípade potreby kedykoľvek odstrániť jednoduchým kliknutím na X v riadku „Zoradiť“.

Typy pracovného toku

Každý typ pracovného toku je špecifický svojím schvaľovacím procesom. Prvý z nich, Jednoduchý pracovný tok, je najkratší. Po manuálnej validácii údajov na faktúre prejde Transakcia do stavu „Čaká sa na spracovanie“, kde musí účtovník ručne vybrať schvaľovateľa, ktorý následne musí Transakciu schváliť (alebo zamietnuť). Po schválení sa faktúra odošle na účtovnú kontrolu.

Po manuálnej validácii používa Pokročilý pracovný tok schvaľovacie matice na vyhľadanie správneho schvaľovateľa pre danú transakciu. Po schválení sa faktúra odošle na účtovnú kontrolu. Aby tento typ pracovného toku fungoval, musíte najprv nastaviť Schvaľovacie matice.

Komplexný pracovný tok využíva nákupné objednávky na vyhľadanie schvaľovateľa alebo nákupcu, ktorý bude posudzovať transakciu. Po manuálnej validácii sa príjemka porovná s faktúrou (automaticky alebo ručne), aby sa našiel správny schvaľovateľ, ktorému je následne Transakcia priradená na schválenie. Po schválení Transakcia postupuje na účtovnú kontrolu.

Zobrazenie podrobností o Právnom subjekte

Kliknutím na konkrétny riadok sa v samostatnom okne zobrazia podrobnosti príslušného Právneho subjektu. V pravom hornom rohu sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktoré ponúkajú rôzne možnosti:

• Upraviť – úprava podrobností o Právnom subjekte
• Nový – ručné vytvorenie nového Právneho subjektu
• Duplikovať – vytvorenie nového Právneho subjektu duplikovaním tohto Právneho subjektu
• Zoznam – presmerovanie na zoznam všetkých Právnych subjektov
• Zobraziť – ak je k dispozícii viac oprávnení na zobrazenie podrobností o Právnom subjekte (v každom z nich sa môžu zobrazovať rôzne polia), toto tlačidlo umožňuje prechádzať medzi nimi

Po nastavení Právnych subjektov prejdite na kartu „Nastavenie bankových účtov entít“, kde nájdete bankové údaje. Nastavenie je totožné s procesom konfigurácie Právnych subjektov.

The post Právny subjekt a Bankové účty: Nastavenie vo Flowis Play appeared first on Flowis.