Preto je dôležité nezačať len otázkou, v akom formáte budú faktúry odchádzať. Firma sa musí pozrieť na celý proces od prijatia alebo vystavenia faktúry až po jej zaúčtovanie. Práve tam sa často ukáže, kde môže vzniknúť chaos.

Čo sa od 1. januára 2027 mení

Od 1. januára 2027 sa podľa Finančnej správy SR zavádza povinnosť vystavovať faktúru ako elektronický dokument, ktorý umožňuje automatizované spracovanie. Nestačí teda poslať faktúru ako PDF e-mailom. Ak si chce firma ujasniť, čo to znamená v praxi, pomôže jej napríklad vysvetlenie, prečo e-faktúra nie je to isté ako PDF.

Pre účtovníctvo je dôležité aj to, že nejde len o vystavovanie faktúr. Firma musí byť pripravená aj na ich prijímanie a ďalšie spracovanie bez zbytočného prepisovania údajov.

Koho sa týka eFaktúra

Mnohé firmy si stále nie sú isté, či sa ich zmena naozaj dotkne. Preto je dobré pozrieť si prehľad koho sa e-faktúracia týka. Dôležité je nečakať na poslednú chvíľu, pretože príprava nie je len o legislatíve, ale aj o tom, ako má firma nastavené interné fungovanie.

Čo by mala firma pripraviť už dnes

Ak sa chce firma pripraviť bez chaosu, mala by riešiť štyri veci.

Prvou je doručovanie a prijímanie e-faktúr. Tu pomáha pochopiť ako funguje doručovanie cez digitálenho poštára a ako to bude prebiehať.

Druhou je napojenie na účtovný alebo ERP systém. Ak má firma zabezpečiť automatické spracovanie, musí mať vyriešené aj technické prepojenie.

Treťou je vnútorné spracovanie prijatých faktúr. Ak nie je jasné, kam faktúra príde, kto ju skontroluje a kto ju schváli, účtovníctvo bude aj naďalej fungovať ručne.

Štvrtou je výber spoľahlivého riešenia. Aj preto dáva zmysel pozrieť sa, čo znamená, že digitálny poštár je certifikovaný.

S eFaktúrou porastie potreba automatizácie

Mnohé firmy sa pri príprave na eFaktúru najskôr sústredia na technické napojenie a nový spôsob výmeny faktúr. To je dôležitý krok, ale samo o sebe to nebude stačiť. S eFaktúrou prichádza aj potreba automatizovať spracovanie dokladov pre stredné a veľké firmy, aby celý proces neostal závislý od ručnej práce a nejasného schvaľovania.

Ak faktúra príde elektronicky, no ďalej sa kontroluje, posúva a schvaľuje ručne, firma nevyužije jej plný prínos. Efektivita sa ukáže až vtedy, keď má jasne nastavené, čo sa s faktúrou deje po jej prijatí.

V praxi to znamená mať vyriešené najmä:

• kto prijaté eFaktúry kontroluje,

• ako sa automaticky vyťažujú a overujú údaje,

• komu sa doklady posielajú na schválenie,

• ako sa riešia chýbajúce údaje alebo nezrovnalosti,

• a ako sa faktúra dostane do účtovného alebo ERP systému bez zbytočného prepisovania.

Firmy, ktoré už dnes pracujú s dobre nastavenými workflowmi, budú mať pri prechode na eFaktúru výhodu. Nebudú riešiť iba samotné doručenie dokladu, ale budú vedieť plynulo nadviazať na ďalšie kroky spracovania – od kontroly cez schválenie až po zaúčtovanie.

Kde do toho vstupuje Flowis

Flowis funguje ako Digitálny poštár pre eFaktúru, no zároveň rieši aj celý proces, ktorý nasleduje po ich prijatí ale aj pred odoslaním. Pomáha firmám automatizovať kontrolu a vyťažovanie údajov z faktúr, nastaviť schvaľovacie procesy, smerovať faktúry na správne osoby alebo oddelenia a zabezpečiť ich prehľadné ďalšie spracovanie.

Vďaka tomu sa e-Faktúra nestane len ďalším formátom, ktorý musí účtovníctvo zvládnuť. Stane sa súčasťou riadeného procesu, v ktorom je jasné, kto má čo skontrolovať, kto schvaľuje, kde sa doklad nachádza a čo sa s ním deje ďalej.

Záver

Príprava na e-Faktúru 2027 nemusí znamenať chaos. Nestačí však vyriešiť len technický formát alebo napojenie. Rovnako dôležité je nastaviť prijímanie faktúr, kontrolu údajov, schvaľovanie a ďalšie spracovanie tak, aby celý proces fungoval plynulo.

Čím skôr sa firma pripraví nielen technicky, ale aj procesne, tým väčšia je šanca, že e-Faktúra prinesie viac prehľadu, menej ručnej práce a pokojnejšie fungovanie účtovníctva.

Viac informácií nájdete na www.postarflowis.sk

The post Ako sa pripraviť na eFaktúru bez chaosu appeared first on Flowis.

• kto faktúru odoslal,
• komu bola doručená,
• kedy sa to stalo,
• a v akom stave doručenia sa nachádza.

V praxi to znamená menej chýb, menej ručnej práce a väčšiu istotu pri účtovníctve aj DPH procesoch.

Kto potrebuje digitálneho poštára?

Povinnosť sa týka:

• každého platiteľa DPH, ktorý vystavuje tuzemské faktúry – musí mať DP na odosielanie e-faktúr (od 1.7.2030 sa táto povinnosť bude týkať aj neplátcov DPH)
• každého tuzemského podnikateľa – musí mať DP na prijímanie faktúr, lebo je reálne, že aspoň raz dostane faktúru od platiteľa DPH.

eFakturácia sa netýka vôbec spotrebiteľov, teda nepodnikateľov a so zmenou sa nepočíta ani po roku 2030.

Prečo je dôležitá sieť Peppol

Celý systém stojí na decentralizovanej sieti Peppol, ktorá definuje:

• technické štandardy (aby sa systémy „rozumeli“),
• bezpečnostné pravidlá (aby sa nedali dokumenty zneužiť),
• organizačné pravidlá (aby bolo doručenie dôveryhodné a jednotné).

Zjednodušene: Peppol je „diaľnica“ pre e-faktúry a digitálni poštári sú certifikované „brány“, ktoré na túto diaľnicu pripájajú firmy.

Ako to funguje v praxi

Doručovanie eFaktúr cez digitálneho poštára je pre používateľa jednoduché. Typicky to vyzerá takto:

1) Vyberiete si digitálneho poštára

Najskôr si zvolíte svojho digitálneho poštára, ktorý vás pripojí do siete Peppol a nastaví vám digitálnu adresu (Peppol ID).

2) Jednorazovo ho potvrdíte

Nasleduje jednorazové potvrdenie – napríklad cez Finančnú správu alebo priamo v systéme digitálneho poštára (ak vám to umožňuje).

3) Posielate a prijímate e-faktúry

Potom už faktúry odchádzajú a prichádzajú digitálne: rýchlo, bezpečne a so stavom doručenia.

Ako prebieha doručenie e-faktúry (5 Corner Model)

Peppol používa štandardný model doručovania, ktorý sa často znázorňuje ako 5 Corner Model. Nemusíte poznať detaily, no pointa je jednoduchá:

• dodávateľ pošle e-faktúru cez svojho digitálneho poštára,
• faktúra prejde bezpečným doručením v sieti,
• zákazník ju prijme cez svojho digitálneho poštára,
• a v prípade legislatívnych požiadaviek vstupuje do procesu aj Finančná správa.
  

Výsledok: doručenie je štandardizované, auditovateľné a automatizovateľné.

Bezpečnosť: viac než „poslať súbor“

E-faktúry sú citlivé dokumenty. Preto má digitálne doručenie postavenú bezpečnosť priamo v základoch:

Šifrovanie komunikácie

Prenos je chránený šifrovaním (TLS/SSL), aby údaje nebolo možné čítať alebo odchytiť počas prenosu.

Overovanie identity

Identita účastníkov je overovaná pomocou PKI certifikátov. To je kľúčové – máte istotu, že faktúru posielate správnej firme a prijímate ju od správneho partnera.

Auditná stopa

Každý krok je zaznamenaný. V praxi to znamená, že viete spätne dohľadať priebeh doručenia a máte dôkaz o odoslaní aj doručení.

Ochrana integrity dokumentu

Dokument je chránený proti neoprávneným zmenám. Obsah faktúry zostáva počas doručovania nezmenený a dôveryhodný.

Digitálny poštár je základ dôveryhodnej e-fakturácie

E-fakturácia sa stáva novým štandardom, digitálny poštár je nástroj, ktorý z nej spraví jednoduchý a dôveryhodný proces, nie ďalšiu administratívnu záťaž.

Pripravení na eFaktúry?

Flowis vám pomôže s bezproblémovým prechodom na povinné elektronické faktúry. Vyskúšajte, ako funguje Digitálny poštár.

The post Čo je digitálny poštár? appeared first on Flowis.

Čo je eFaktúra a prečo nestačí PDF

eFaktúra nie je PDF faktúra poslaná e-mailom. Ide o štruktúrovaný elektronický dokument vo formáte XML, vytvorený podľa európskej normy EN 16931 (UBL 2.1) a posielaný podľa pravidiel BIS 3.

Hlavným rozdielom je strojová čitateľnosť. Údaje z eFaktúry sa spracúvajú automaticky bez manuálneho prepisovania, zatiaľ čo PDF slúži len ako vizuálny doklad.

Odosielanie eFaktúr bude prebiehať prostredníctvom siete Peppol. Podnikatelia budú komunikovať cez tzv. Digitálnych poštárov (Service Providers, DP), ktorí zabezpečia bezpečný prenos dokumentov a ich technickú validáciu.

Kto musí mať Digitálneho poštára od 1. 1. 2027

Povinnosť sa týka:

• každého platiteľa DPH, ktorý vystavuje tuzemské faktúry – musí mať DP na odosielanie eFaktúr (od 1.7.2030 sa táto povinnosť bude týkať aj neplátcov DPH)
• každého tuzemského podnikateľa – musí mať DP na prijímanie faktúr, lebo je reálne, že aspoň raz dostane faktúru od platiteľa DPH.
  

eFakturácia sa netýka vôbec spotrebiteľov, teda nepodnikateľov a so zmenou sa nepočíta ani po roku 2030.

Zákon počíta aj s výnimkami, napríklad pri:

• utajovaných plneniach,
• dodávkach pre bezpečnostné a obranné zložky štátu.
• používaní starších formátov, napríklad EDIFACT, zostáva možný pôvodný spôsob po vzájomnej dohode medzi predávajúcim a kupujúcim. Pre účely DPH však budú musieť byť konvertované do XML eFaktúry podľa normy EN 16931.
  

Zrušenie kontrolného a súhrnného výkazu

Dobrá správa je, že kontrolný aj súhrnný výkaz sa zrušia od 1. júla 2030 (do tohto dátumu zostávajú v platnosti). Následne sa údaje o transakciách budú oznamovať automaticky prostredníctvom systému eFaktúra.

Ako sa na túto zmenu pripraviť?

Živnostníci a menšie firmy by mali najmä skontrolovať, či ich fakturačný nástroj dokáže pracovať s elektronickou faktúrou na prijímanie aj odosielanie dokladov. V mnohých prípadoch pôjde skôr o výber správneho digitálneho poštára, než o zložité technické úpravy, t.j. či napríklad dokáže ľahko pracovať s vašimi faktúrami, či vaše faktúry dokáže konvertovať, či si ich dokážete preposielať na svoj email alebo prácu s poštárom posuniete svojej účtovníčke.

Stredné a väčšie firmy čaká komplexnejšia príprava. Okrem výberu Digitálneho poštára bude potrebné riešiť integrácie s ERP systémami, nastavenie interných procesov, využitie API a často aj prevod starších formátov do štandardu eFaktúry.

Testovacie prostredia sa plánujú umožniť už na prelome Marca a Apríla 2026, aby sa spoločnosti vedeli pripraviť po technickej stránke.


Sledujte viac aj na našej stránke.

The post eFaktúra od roku 2027: čo sa mení a koho sa povinnosť dotkne appeared first on Flowis.