Povinná eFaktúra nebude len technická zmena vo fakturácii. Pre firmy to bude aj zmena v tom, ako faktúry prijímajú, kontrolujú, schvaľujú a spracúvajú v účtovníctve. Ak sa príprava podcení, môže to priniesť viac ručnej práce, viac nejasností a väčší tlak na účtovné oddelenie.
Preto je dôležité nezačať len otázkou, v akom formáte budú faktúry odchádzať. Firma sa musí pozrieť na celý proces od prijatia alebo vystavenia faktúry až po jej zaúčtovanie. Práve tam sa často ukáže, kde môže vzniknúť chaos.
Čo sa od 1. januára 2027 mení
Od 1. januára 2027 sa podľa Finančnej správy SR zavádza povinnosť vystavovať faktúru ako elektronický dokument, ktorý umožňuje automatizované spracovanie. Nestačí teda poslať faktúru ako PDF e-mailom. Ak si chce firma ujasniť, čo to znamená v praxi, pomôže jej napríklad vysvetlenie, prečo e-faktúra nie je to isté ako PDF.
Pre účtovníctvo je dôležité aj to, že nejde len o vystavovanie faktúr. Firma musí byť pripravená aj na ich prijímanie a ďalšie spracovanie bez zbytočného prepisovania údajov.
Koho sa týka eFaktúra
Mnohé firmy si stále nie sú isté, či sa ich zmena naozaj dotkne. Preto je dobré pozrieť si prehľad koho sa e-faktúracia týka. Dôležité je nečakať na poslednú chvíľu, pretože príprava nie je len o legislatíve, ale aj o tom, ako má firma nastavené interné fungovanie.
Čo by mala firma pripraviť už dnes
Ak sa chce firma pripraviť bez chaosu, mala by riešiť štyri veci.
Prvou je doručovanie a prijímanie e-faktúr. Tu pomáha pochopiť ako funguje doručovanie cez digitálenho poštára a ako to bude prebiehať.
Druhou je napojenie na účtovný alebo ERP systém. Ak má firma zabezpečiť automatické spracovanie, musí mať vyriešené aj technické prepojenie.
Treťou je vnútorné spracovanie prijatých faktúr. Ak nie je jasné, kam faktúra príde, kto ju skontroluje a kto ju schváli, účtovníctvo bude aj naďalej fungovať ručne.
Štvrtou je výber spoľahlivého riešenia. Aj preto dáva zmysel pozrieť sa, čo znamená, že digitálny poštár je certifikovaný.
S eFaktúrou porastie potreba automatizácie
Mnohé firmy sa pri príprave na eFaktúru najskôr sústredia na technické napojenie a nový spôsob výmeny faktúr. To je dôležitý krok, ale samo o sebe to nebude stačiť. S eFaktúrou prichádza aj potreba automatizovať spracovanie dokladov pre stredné a veľké firmy, aby celý proces neostal závislý od ručnej práce a nejasného schvaľovania.
Ak faktúra príde elektronicky, no ďalej sa kontroluje, posúva a schvaľuje ručne, firma nevyužije jej plný prínos. Efektivita sa ukáže až vtedy, keď má jasne nastavené, čo sa s faktúrou deje po jej prijatí.
V praxi to znamená mať vyriešené najmä:
- kto prijaté eFaktúry kontroluje,
- ako sa automaticky vyťažujú a overujú údaje,
- komu sa doklady posielajú na schválenie,
- ako sa riešia chýbajúce údaje alebo nezrovnalosti,
- a ako sa faktúra dostane do účtovného alebo ERP systému bez zbytočného prepisovania.
Firmy, ktoré už dnes pracujú s dobre nastavenými workflowmi, budú mať pri prechode na eFaktúru výhodu. Nebudú riešiť iba samotné doručenie dokladu, ale budú vedieť plynulo nadviazať na ďalšie kroky spracovania – od kontroly cez schválenie až po zaúčtovanie.
Kde do toho vstupuje Flowis
Flowis funguje ako Digitálny poštár pre eFaktúru, no zároveň rieši aj celý proces, ktorý nasleduje po ich prijatí ale aj pred odoslaním. Pomáha firmám automatizovať kontrolu a vyťažovanie údajov z faktúr, nastaviť schvaľovacie procesy, smerovať faktúry na správne osoby alebo oddelenia a zabezpečiť ich prehľadné ďalšie spracovanie.
Vďaka tomu sa e-Faktúra nestane len ďalším formátom, ktorý musí účtovníctvo zvládnuť. Stane sa súčasťou riadeného procesu, v ktorom je jasné, kto má čo skontrolovať, kto schvaľuje, kde sa doklad nachádza a čo sa s ním deje ďalej.
Záver
Príprava na e-Faktúru 2027 nemusí znamenať chaos. Nestačí však vyriešiť len technický formát alebo napojenie. Rovnako dôležité je nastaviť prijímanie faktúr, kontrolu údajov, schvaľovanie a ďalšie spracovanie tak, aby celý proces fungoval plynulo.
Čím skôr sa firma pripraví nielen technicky, ale aj procesne, tým väčšia je šanca, že e-Faktúra prinesie viac prehľadu, menej ručnej práce a pokojnejšie fungovanie účtovníctva.
