Výzva
Spoločnosť ARRIVA čelila problémom s manuálnymi postupmi, ktoré narúšali plynulosť práce. Hodnotenie zamestnancov bolo založené na Excel súboroch, čo spôsobovalo neprehľadnosť a zdĺhavé schvaľovanie. Proces fakturácie bol pomalý, keďže vyžadoval manuálne kontroly a zapojenie tretích strán. Interný helpdesk nebol dostupný pre externých dodávateľov, čo komplikovalo komunikáciu.
Riešenie: Implementácia Flowisu
Automatizácia personálnych procesov:
ARRIVA nahradila Excel moderným digitálnym riešením v systéme Flowis. Automatizovali sa:
· nastavenie cieľov,
· schvaľovacie procesy,
· a hodnotenie výkonnosti.
Systém prepočítava váhy cieľov automaticky a posiela pripomienky na schválenie. Taktiež umožňuje schvaľovanie personálnych žiadostí, ako sú dodatky ku zmluvám, úpravy mzdy či reportingu.
Automatizácia dodávateľských faktúr:
Správa faktúr je vďaka Flowis centralizovaná. Faktúry sa validujú a zaúčtujú priamo do systému SAP bez manuálneho zásahu. Schvaľovanie sa riadi podľa typu dokumentu a schvaľovacej matice, čím sa zefektívňuje celý proces a znižuje počet chýb.
Helpdesk systém
Flowis nahradil neefektívny interný helpdesk. Zaviedol sa prehľadný systém správy požiadaviek s možnosťou sledovania času riešenia. Externí dodávatelia majú teraz priamy prístup, vidia históriu požiadaviek a môžu komunikovať cez Flowis platformu.
Výsledky a ich prínosy
Flowis pomohol spoločnosti ARRIVA zefektívniť kľúčové procesy a dosiahnuť merateľné zlepšenia v efektivite, kontrole a spolupráci.
Jednotné riešenie
Flowis spája personálne procesy, fakturáciu a helpdesk do jednej platformy, čím zjednodušuje správu a integráciu.
Vyššia efektivita
Zautomatizované procesy šetria čas a znižujú potrebu manuálnej práce.
Vyššia transparentnosť
Zamestnanci majú prehľad o stave faktúr, personálnych žiadostí a schvaľovacích procesov.
Rýchlejšie schvaľovanie
Automatizované pracovné postupy a notifikácie skracujú schvaľovacie procesy.
Prístup pre externých dodávateľov
Zlepšila sa komunikácia a urýchlilo sa riešenie problémov.
Bezproblémová integrácia so SAP
Automatické zaúčtovanie do SAP-u znižuje riziko chýb.
Predpisy a audit
Automatizácia zabezpečuje prehľadné záznamy a dodržiavanie predpisov.
Spokojnejší zamestnanci
Efektívne a prehľadné procesy vytvárajú lepšie pracovné prostredie.
