V tomto blogovom príspevku sa zameriame na to, ako automatizovať schvaľovanie prijatých faktúr. Tento proces nie len zvyšuje efektivitu, ale aj výrazne prispieva k zníženiu nákladov a zlepšeniu kontroly nad účtovným procesom.
Proces schvaľovania prijatých faktúr je súčasťou účtovného procesu, ktorý zabezpečuje, že faktúry od dodávateľov sú správne overené a schválené pred ich zaúčtovaním a zaplatením. Tento proces má zvyčajne niekoľko krokov, ktoré vám nižšie popíšeme:
1. Prijatie faktúry: Faktúra je doručená do podniku prostredníctvom e-mailu, pošty alebo iných kanálov.
2. Validácia faktúr a porovnanie dokumentov: Účtovný tím preverí úplnosť prijatej faktúry. Porovnáva sa faktúra s príslušnými dokumentami ako objednávka a príjemka za tovar. Či údaje na faktúre zodpovedajúobjednanému tovaru alebo službám, a či boli doručené v súlade s dohodnutými podmienkami.
3. Riešenie nezrovnalostí: Ak sú potrebné ďalšie informácie alebo korekcie, kontaktuje sa dodávateľ a vyžaduje sa oprava faktúry.
4. Schválenie faktúry: Proces schvaľovania prijatých faktúr zvyčajne zahŕňa viacero úrovní schvaľovania a kontroly, ktoré zabezpečujú, že všetky faktúry sú správne overené a schválené pred ich zaúčtovaním a platbou.
5. Zaúčtovanie záväzku: Po schválení sa v účtovnom systéme podniku vytvorí záväzok, aby sa zabezpečilo vyplatenie správnej sumy.
6. Schvaľovanie platby: Schválenie platby môže vyžadovať rôzne úrovne schvaľovania v závislosti od výšky platby alebo nastavených pravidiel.
7. Spracovanie a zaúčtovanie platby: Po schválení je faktúra spracovaná na platbu. Platba faktúry je vykonaná podľa dohodnutých termínov – môže ísť o platbu ihneď, v určitý termín alebo po určitej dobe od prijatia faktúry.
Toto je všeobecný postup, ktorý môže byť prispôsobený podľa konkrétnych procesov a politík každého podniku. Dôležité je mať jasný a efektívny proces na spracovanie a schválenie dodávateľských faktúr, aby sa minimalizovali chyby a zabezpečila účinná správa financií. Aj preto je vhodným riešením automatizácia jednotlivých krokov účtovného procesu.
Automatizované overovanie, kontrola faktúr a náležitých dokumentov
Pozrime sa na automatizovaný proces schvaľovania, a priradenia správneho schvaľovateľa pre danú faktúru. Ešte pred tým ako si priblížime ako automatizovať schvaľovanie prijatých faktúr na ilustračnom príklade, nižšie si vysvetlíme špecifický aspekt účtovného procesu – kontrola a porovnanie údajov z faktúry s objednávkami a príjemkami. Cieľom porovnania týchto dokumentov je zabezpečiť, aby faktúra od dodávateľa presne zobrazovala tovary alebo služby, ktoré boli objednané a prijaté, a identifikovať akékoľvek rozdiely. Porovnanie náležitých dokumentov pomáha podnikom platiť len za to, čo bolo skutočne prijaté za dohodnuté ceny. Týmto spôsobom sa predchádza preplatkom alebo nedoplatkom, ktoré môžu viesť k finančným stratám a negatívne ovplyvniť cash-flow. Využitím automatizovaného softvéru, ako je Flowis, podniky zlepšujú presnosť a efektivitu svojich finančných operácií, znížia riziko manuálnych chýb a získajú väčší prehľad o svojich finančných pohyboch.
Prvou metódou je porovnanie faktúry so stanovenými podmienkami v zmluve. Táto metóda sa obvykle používa pri jednoduchom nákupnom procese, kde nie je potrebné porovnávať faktúru s objednávkou či príjemkou za tovar. Vo Flowis systéme si viete vytvoriť zoznam, podľa pravidiel a politiky vášho podniku, z ktorého systém môže automaticky presmerovať faktúry príslušnému schvaľovateľovi. Tento schvaľovateľ má možnosť vidieť faktúru na svojom osobnom zozname úloh, kde sú zobrazené iba transakcie, ktoré vyžadujú jeho pozornosť.
Inou metódou je porovnanie údajov z faktúry s objednávkou za účelom zabezpečenia, že ceny a množstvá fakturovaného tovaru alebo služieb sa zhodujú s tými, ktoré boli dohodnuté v objednávke. Táto postupnosť pomáha identifikovať všetky odchýlky medzi objednávkou a faktúrou, ako napríklad nesprávne ceny, množstvá alebo opisy tovaru či služieb.
Podobne ako v predchádzajúcom prípade, porovnávame údaje z faktúry s objednávkou a zároveň s príjemkou za tovar či služby, aby sme zaistili, že fakturované tovary alebo služby zodpovedajú tým, ktoré boli objednané a prijaté. Táto metóda sa často využíva v zložitých nákupných procesoch, ktoré zahrňujú viacnásobné schválenia a dodávky, s cieľom zaručiť presnosť a úplnosť finančných záznamov.
Ako to vyzerá v praxi?
Veľmi jednoducho. Ak faktúra prejde validačným procesom, a všetkými kontrolami, ktoré viete s Flowis taktiež automatizovať, Flowis ju automaticky schváli a zaúčtuje v účtovnom systéme. Ak sa vyskytnú nejaké chyby, systém automaticky pošle faktúru na opravu.
Ako hovoríme, je to jednoduché. Flowis za vás urobí množstvo práce a bez chyby. Stačí len definovať jasné pravidlá a zvyšok už zvládne sám.
Kladiete si otázku Čo Ak?
Čo ak faktúra úspešne prejde validačným procesom ale systém zistí, že chýba potrebný dokument?
Flowis si poradí aj s týmto prípadom. Transakcia bude automaticky presmerovaná na osobu zodpovednú za daný proces, aby ho vytvorila. Výhodou nášho systému je, že si dokument viete vytvoriť priamo v ňom. Nepotrebujete iné systémy alebo nástroje, s ktorými by ste sa museli zdržiavať.
Čo ak potrebný dokument nebol ani po pár dňoch vytvorený?
Flowis kontroluje či bol dokument vytvorený na dennej báze. Ak nie, systém ju automaticky pošle zodpovednej osobe, ktorá bola nastavená v systéme podľa vašich potrieb a pravidiel. Ak ani po uplynutí pár dní dokument vytvorený nebol, systém pošle pripomienku. Po tom ako sa vytvorí dokument, Flowis opäť vykoná kontrolu. Ak je všetko v poriadku, faktúra bude automaticky schválená a zaúčtovaná v účtovnom systéme.
Čo ak chceme nastaviť podmienku, aby systém adresoval chýbajúci dokument po určitom dní, a zatiaľ zadržal faktúru?
S Flowis systémom viete nastaviť vami zvolené podmienky aj v tomto prípade. Ak chcete zadržať faktúru v systéme povedzme na 5 dní a až v po uplynutí tejto lehoty poslať informáciu zodpovednej osobe, je to možné.
Výhody automatizácie schvaľovacieho procesu:
Poďme si teraz priblížiť výhody, ktoré prichádzajú s implementáciou automatizácie schvaľovacieho procesu s Flowis systémom:
- vyššia efektivita a rýchlosť spracovania faktúr,
- zníženie nákladov spojených s manuálnymi úlohami a elimináciou chýb,
- implementácia komplexných pravidiel pre schvaľovanie a kontrolu,
- automatické zaúčtovanie v účtovnom systéme,
- zlepšenie kontroly nad procesom prijatých faktúr a optimalizácia účtovných postupov.
Zaviesť automatizáciu schvaľovacieho procesu prijatých faktúr môže byť pre váš podnik kľúčové rozhodnutie s mnohými výhodami. S Flowis systémom môžete mať istotu, že vaše schvaľovacie procesy prebiehajú efektívne. Okrem eliminácie manuálnych chýb a zrýchlenia procesov sa váš podnik môže tešiť aj z väčšej efektivity, zlepšenej transparentnosti a dokonca aj z nižších nákladov. Tento krok vám môže otvoriť dvere k modernejším a konkurencieschopnejším obchodným procesom, zároveň vám však umožní sústrediť sa na vaše podnikateľské ciele a rast.
