Pri spracovaných faktúrach je v systéme Flowis možné vytvoriť textový súbor vhodný na integráciu so systémom Omega. Nasledujúce odstavce vám stručne vysvetlia, ako realizovať export faktúr z Flowisu a následne ich importovať do systému Omega.
Príprava pred exportom
Pred začatím exportu skontrolujte nasledujúce zoznamy, aby ste zabezpečili kompatibilitu a presnosť údajov, ktoré budú z faktúr exportované:
- Typy zaúčtovania ERP: Skontrolujte a spresnite obsiahnuté údaje, aby boli v súlade s preddefinovanými účtovnými pravidlami a šablónami systému Omega.
- Omega – typy hlavičiek dokladov: Ak máte v systéme Omega vytvorené vlastné hlavičky, je nevyhnutné vytvoriť ich aj v systéme Flowis.
- Dodávatelia: Zvýšte efektívnosť predvolením súvahových účtov pre jednotlivých dodávateľov. Pri úprave želaného dodávateľa jednoducho zadajte príslušný súvahový účet (pole “Supplier accounting – GL Account”).
Proces exportu faktúr
Postup exportu faktúr možno zhrnúť do troch základných krokov:
1. Začiatok: Začíname s faktúrami v stave „Čaká sa na proces kontroly účtovníctva“. V rámci akcie “Kontrola” vyplňte tabuľku “Účtovné predlohy” príslušnými údajmi: Účet hlavnej knihy, Daň, Nákladové stredisko, Suma, prípadne akékoľvek ďalšie požadované informácie. Ak je to možné, vyberte Identifikátor účtovania, ktorý sa nachádza nad tabuľkou Účtovných predlôh, aby ste zaručili presnú identifikáciu typu účtovania.
2. Automatizované validácie: Po účtovnej kontrole vykonáva Flowis rôzne kontroly účtovania s cieľom identifikovať duplicitné faktúry a overiť správnosť bankového účtu dodávateľa. Po úspešnej validácii faktúry prechádzajú do stavu „Čaká sa na export do ERP“.
3. Vytváranie dávkových transakcií: Prejdite do ľavého menu a v sekcii „Účtovanie/Platby“ vyberte položku „Vytvoriť dávkovú transakciu.“ Zvoľte možnosť „Účtovanie“ (Accounting).
Kliknite na oranžové tlačidlo, vyfiltrujte a vyberte požadované faktúry (dostupné cez filter sú len tie, ktoré sú v stave „Čaká sa na export do ERP“).
Spustite proces kliknutím na tlačidlo “Vytvoriť”.
Táto akcia vygeneruje novú transakciu, v ktorej sa nachádza textový súbor pripravený na import do systému Omega.
Okrem toho tento textový súbor zostáva prístupný aj v rámci transakcie danej faktúry.
Import faktúr do systému Omega
Záverečný krok obsahuje import vygenerovaného textového súboru do systému Omega:
1. Prístup do systému Omega: Spustite rozhranie systému Omega, v hornom menu prejdite na položku „Firma“ a pokračujte na položku „Import“, po ktorej nasleduje položka „Importovať z textového súboru“.
2. Postup importovania: Identifikujte cestu k uloženému textovému súboru, vyberte požadované nastavenie (odporúčame zvoliť možnosť „Pridať nové doklady a prepísať existujúce“) a spustite proces importu kliknutím na tlačidlo “Štart”. Po dokončení importu budú faktúry prístupné v sekcii Evidencia.
Dodržiavaním tohto štruktúrovaného postupu sa faktúry vhodne naformátujú a integrujú so systémom Omega, čím zabezpečíte efektívnosť a presnosť celého procesu.
