Výzva
Quinta Analytica čelila výzve, ako efektívne spracovať faktúry v rôznych menách a zabezpečiť presné prepočty do českých korún (CZK) podľa daňových predpisov. To zahŕňalo použitie oficiálnych kurzov Českej národnej banky (ČNB) alebo pevného účtovného kurzu uvedeného na faktúre.
Zároveň bolo potrebné zaviesť nový systém kontroly a schvaľovania faktúr, ktorý by bol rýchly, spoľahlivý a transparentný.
Riešenie: Implementácia Flowisu
Automatizované spracovanie faktúr a detekcia duplikátov
Platforma Flowis bola implementovaná ako hlavné riešenie na automatizáciu spracovania faktúr. Faktúry sú importované priamo z vyhradenej e-mailovej schránky Quinty, pričom je k dispozícii aj možnosť manuálneho nahratia faktúr. Systém automaticky kontroluje duplicity. Faktúry, ktoré sa zhodujú s existujúcimi PDF alebo kritickými poliami, sú zamietnuté.
Automatizované spracovanie FX a presné konverzie
Spracovanie FX je plne automatizované. Pri faktúrach s priamym kurzom sa kurz použije automaticky. Pri faktúrach, ktoré obsahujú iba sumu dane v CZK, systém vypočíta správny kurz podľa oficiálneho kurzu ČNB alebo pevného účtovného kurzu uvedeného na faktúre. To zabezpečuje presné prepočty bez manuálnej práce účtovníkov.
Prispôsobené schvaľovacie procesy pre každý typ faktúry
Schvaľovací proces je integrovaný s maticou nákladových stredísk Quinta Analytica. Všetky priame faktúry prechádzajú kompletným schvaľovacím workflowom. Faktúry viazané na objednávky (PO) sú smerované na schválenie podľa vopred definovaných pravidiel, ktoré zabezpečujú, že sa dostanú k príslušnému schvaľovateľovi. Tento prístup zabezpečuje presnosť, súlad s predpismi a efektívnosť procesu.
Výsledky a ich prínosy
Výsledok pre Quinta Analytica zahŕňa nasledujúce kľúčové výhody:
Automatizácia
faktúr
Znižuje manuálne zadávanie a chyby.
Presné
spracovanie FX
Zabezpečuje správny prepočet do CZK.
Efektívny
schvaľovací proces
Efektívny schvaľovací proces
Detekcia
duplicít
Predchádza chybám a zachováva integritu údajov.
Vyššia
efektivita
Účtovníci sa môžu venovať dôležitým úloham.
Transparentnosť
a auditovateľnosť
Všetko je sledované a v súlade s predpismi.
