Výzva
Od 1. januára 2026 je v Chorvátsku e-fakturácia povinná pre všetkých platiteľov DPH pre tuzemské transakcie. Táto povinnosť vyplýva z rastúcich legislatívnych požiadaviek na elektronickú fakturáciu a fiškalizáciu. Cieľom bolo pripraviť riešenie, ktoré umožní bezpečnú výmenu faktúr a zároveň zjednoduší ich spracovanie. Dôraz sa pritom kládol na zachovanie kompatibility s existujúcimi systémami aj pri vysokom objeme faktúr.
Spoločnosť už v tom čase využívala systém Flowis na automatizáciu spracovania dodávateľských faktúr, a preto sa rozhodla rozšíriť jeho využitie aj na elektronickú fakturáciu.
Hlavné výzvy:
- Súlad s legislatívnymi požiadavkami.
- Viaceré zdrojové systémy (SAP a BWG systém).
- Potreba zabezpečiť konzistentné formáty dát a povinné náležitosti ako štruktúra číslovania, povinné označenia, doplnenie špecifických polí.
- Obmedzený čas na implementáciu – vyžadoval si pragmatický a rýchly postup nasadenia.
Riešenie: Implementácia Flowisu
Integrácia a konsolidácia faktúr z viacerých systémov
údaje z rôznych účtovných systémov spoločnosti BIPA. Prostredníctvom API a SFTP zabezpečuje prenos fakturačných údajov, pričom rozdiely,medzi jednotlivými systémami sú spracované na pozadí. Vďaka tomu môže BIPA pracovať s faktúrami jednotným spôsobom bez ohľadu na ich pôvod.
Zabezpečenie povinných legislatívnych náležitostí
Flowis dohliada na to, aby faktúry mali správny formát a obsahovali všetky povinné údaje. V prípade, ak účtovné systémy spoločnosti BIPA numožnili upraviť a doplniť povinné identifikačné údaje pri odoslaných fakturácha, Flowis to zabezpečil.
Odosielanie a prijímanie e-faktúr cez Flowis
Flowis funguje ako centrálny systém pre spracovanie vystavených aj prijatých e-faktúr. Vystavené faktúry sa do Flowis dostávajú automaticky zo zdrojových systémov a sú ďalej odosielané cez IP providera na fiškalizáciu a doručenie príjemcovi. Zároveň Flowis spracúva a fiškalizuje aj prijaté dodávateľské faktúry, ktoré pri domácich dodávateľoch prichádzajú v elektronickom (XML) formáte.
Riešenie je dimenzované aj na vysoké objemy – cez Flowis sa spracúva približne 16 000 odoslaných a 52 000 prijatých domácich faktúr.
Automatické spracovanie domácich faktúr bez OCR
Tuzemské prijaté faktúry v XML formáte sa v systéme Flowis spracúvajú plne automaticky. Vďaka štruktúrovanému formátu sú všetky údaje dostupné priamo, bez potreby ich vyťažovania.
Flowis má nastavené automatické kontroly, ktoré používateľa upozorňujú, v prípade, že by bola do systému nahraná PDF faktúra od tuzemského dodávateľa. Systémová správa oznamuje, že od 1. januára 2026 má byť faktúra doručená v XML formáte cez digitálneho poštára.
Výsledky a prínosy
Výsledok pre BIPA zahŕňa nasledujúce kľúčové výhody:
Pripravenosť na povinnú e-fakturáciu
V súlade s legislatívnymi požiadavkami.
Jeden centrálny systém pre e-faktury
Prehľad a kontrola nad procesom.
Zníženie manuálnej práce
XML formát eliminuje potrebu manuálneho nahrávania a validácie.
Automatizovaná transformácia dát
Do vyžadovaného formátu bez manuálnych zásahov.
Škálovanie na veľké objemy dokladov
Približne 16 000 odoslaných a 52 000 prijatých domácich faktúr.
Rozšírenie spolupráce a ďalší rozvoj riešenia
Nadväzujúca fáza projektu rieši e-reporting.
