Elektronická fakturácia v EÚ od roku 2030 bude pre mnohé firmy dôležitým míľnikom, najmä v rámci cezhraničných transakcií medzi podnikmi (B2B). Balík ViDA, čo je skratka pre „DPH v digitálnom veku“, zavádza nový rámec digitálneho vykazovania založený na elektronickej fakturácii a je navrhnutý tak, aby priblížil členské štáty k jednotnejšiemu modelu.
Pre firmy to nie je téma, ktorú by bolo možné odložiť na „neskôr“. Ak spoločnosť už vystavuje faktúry v niekoľkých krajinách EÚ alebo riadi procesy na úrovni celej skupiny naprieč trhmi, má zmysel pripraviť sa včas. Včasná príprava znižuje tlak na tímy zodpovedné za účtovné a finančné operácie, pomáha vyhnúť sa unáhleným lokálnym provizórnym riešeniam a poskytuje podniku lepšiu kontrolu nad procesmi cezhraničného fakturovania.
Čo zavádza ViDA od 1. júla 2030
Európska komisia uvádza, že balík opatrení ViDA bol prijatý 11. marca 2025 a nadobudol platnosť 14. apríla 2025. Kľúčovým dátumom pre podniky je však 1. júl 2030, kedy sa požiadavky na digitálne vykazovanie začnú uplatňovať na cezhraničné transakcie typu B2B v EÚ.
To neznamená, že od tohto dátumu bude vo všetkých krajinách EÚ všetko fungovať rovnako, ani že každá krajina okamžite prejde na rovnaký technický model. Znamená to však, že EÚ sa jasne uberá smerom k štandardizovanejšej výmene údajov z faktúr a rýchlejšiemu podávaniu hlásení na účely DPH. Pre podniky je kľúčové, že faktúra sa čoraz viac mení z dokumentu určeného pre ľudí na štruktúrované údaje určené pre systémy.
Prečo je to dôležité aj pre firmy, ktoré sa zameriavajú hlavne na domácu fakturáciu
Mnohé firmy si možno myslia, že rok 2030 je ešte ďaleko a že táto otázka bude dôležitá až vtedy, keď rozšíria svoju zahraničnú zákaznícku základňu. To je však obmedzený pohľad. Zmeny v oblasti e-fakturácie sa zavádzajú postupne, niekedy najskôr na úrovni domácich transakcií a následne sa rozširujú aj na cezhraničné a medzinárodné platby. Ak firma v súčasnosti vystavuje faktúry v rôznych formátoch, ručne prepisuje údaje, posiela súbory PDF e-mailom a každú krajinu spravuje samostatne, vytvára si tým dlhodobý prevádzkový problém.
ViDA zvyšuje tlak na to, aby firmy disponovali konzistentnými údajmi o faktúrach, jasnými prepojeniami medzi systémom, účtovníctvom a doručovaním faktúr, pripravenosťou na štruktúrované formáty, ako je EN 16931, a súvisiacimi implementáciami, ako aj spoľahlivým spôsobom prijímania a odosielania elektronických faktúr. V praxi to často priamo súvisí s pracovnými postupmi v oblasti elektronickej fakturácie, integráciou ERP a širšou štruktúrou automatizácie spracovania prijatých faktúr.
Inými slovami, nejde tu len o dodržiavanie predpisov. Ide aj o to, či sa spoločnosti podarí znížiť počet manuálnych zásahov, urýchliť spracovanie faktúr a znížiť riziko chýb pri cezhraničnom fakturovaní.
Stane sa PEPPOL alebo BIS 3 povinným v celej EÚ?
Je dôležité zachovať v tejto súvislosti presnosť. Iniciatíva ViDA automaticky neznamená, že každá krajina EÚ bude povinná používať PEPPOL ako sieť alebo presne ten istý model miestnej implementácie. Znamená to však, že EÚ sa postupne uberá smerom k interoperabilite, štruktúrovaným údajom a štandardom, ktoré uľahčujú správu cezhraničnej fakturácie.
Preto firmy venujú čoraz väčšiu pozornosť norme EN 16931 ako európskemu štandardu pre obsah faktúr, špecifikácii Peppol BIS 3 ako praktickej špecifikácii, ktorá sa už používa v mnohých krajinách, ako aj národným odchýlkam a domácim povinnostiam v oblasti podávania správ. Pre tímy, ktoré potrebujú praktickejší pohľad na doručovanie faktúr a pripravenosť digitálnych poštárov, sa táto problematika zvyčajne prekrýva s témami, ako je napríklad model týchto digitálnych poštárov.
Pre firmy je rozumnejšie pripraviť sa na interoperabilný model už teraz, ako neskôr vytvárať samostatné riešenie pre každú krajinu. Takýto prístup prináša väčšiu prevádzkovú istotu a uľahčuje rozšírenie fakturačných procesov po celej Európe.
Na čo by sa mali podniky pripraviť už teraz
Najlepší spôsob, ako sa pripraviť na elektronickú fakturáciu v EÚ od roku 2030, nezačína výberom jedného technického nástroja. Začína auditom procesov a údajov.
Spoločnosť by mala zhodnotiť, v ktorých krajinách obchoduje a aké typy faktúr zasiela, či jej ERP systém dokáže pracovať so štruktúrovanými údajmi a nie len s výstupom vo formáte PDF, ako v súčasnosti rieši odosielanie a prijímanie faktúr, kde dochádza k ručným opravám, oneskoreniam a provizórnym riešeniam, a či je schopná reagovať na rôzne národné požiadavky bez nutnosti vytvárať viacero izolovaných riešení.
Je tiež dôležité neoddeľovať legislatívu od prevádzky. Ak finančný tím chápe, čo sa mení, ale IT oddelenie alebo partner pre ERP nie je pripravený, problém sa len odloží. Keď sa táto téma rieši včas, podnik získa lepší prehľad o pripravenosti systému, hladší prechod na nové formáty a menšie riziko nákladných zmien na poslednú chvíľu. Práve tu sa súvisiace témy, ako sú vopred pripravené integrácie, povinná pripravenosť na elektronickú fakturáciu a doručovanie faktúr prepojené s ERP, stávajú prevádzkovo relevantnými, a nie sú len technickými detailmi.
Záver
Elektronická fakturácia v EÚ od roku 2030 nebude pre podniky len jednorazovou zmenou. Bude to ďalší krok smerom k štandardizovanému digitálnemu vykazovaniu a cezhraničnej interoperabilite. Dátum 1. júl 2030 je dôležitý najmä pre cezhraničné transakcie typu B2B, prípravy by sa však mali začať oveľa skôr.
Firmy, ktoré už teraz zjednotia svoje údaje, prepojenia s ERP systémami a spôsoby doručovania faktúr, budú neskôr čeliť menším prevádzkovým výpadkom, budú lepšie pripravené na nové pravidlá EÚ a budú mať efektívnejší základ pre medzinárodný rast.
