Prepojenie účtovného systému s Peppol sieťou znamená vytvoriť spoľahlivú cestu medzi firemnými fakturačnými údajmi, certifikovaným digitálnym poštárom a systémom obchodného partnera. Firma pritom vo väčšine prípadov nemusí nahradiť účtovný systém, ktorý už používa.
Správne nastavená integrácia zabezpečí odosielanie a prijímanie faktúr v požadovanom štruktúrovanom formáte, ich kontrolu a doručenie do cieľového systému. Výsledkom je menej manuálneho prenášania údajov, nižšie riziko chýb a lepší prehľad o stave dokumentov.
Čo znamená integrácia digitálneho poštára s účtovným systémom
Účtovný systém obsahuje údaje potrebné na vystavenie a zaúčtovanie faktúry. Digitálni poštári v Peppol sieti zabezpečujú štandardizovanú výmenu elektronických dokumentov medzi odosielateľom a príjemcom.
Pri odoslanej faktúre môže proces vyzerať nasledovne:
- Firma vytvorí faktúru vo svojom účtovnom alebo fakturačnom systéme.
- Fakturačné údaje sa odošlú digitálnemu poštárovi.
- Údaje sa namapujú a podľa potreby skonvertujú do formátu Peppol BIS 3.
- Faktúra prejde technickou a obsahovou validáciou.
- Digitálny poštár ju doručí cez Peppol k poskytovateľovi príjemcu.
- Informácia o stave spracovania sa vráti späť do firemného systému.
Pri prijatej faktúre funguje tok opačne. Digitálny poštár prijme XML dokument od dodávateľa, overí ho a odovzdá ho firme spôsobom, ktorý dokáže jej účtovný systém spracovať.
Takéto prepojenie prináša spoľahlivejšiu výmenu faktúr a vytvára dohľadateľnú cestu od vystavenia až po prijatie dokumentu.
Aké možnosti napojenia na Peppol môže firma využiť
Vhodný spôsob integrácie závisí od technických možností účtovného systému, objemu dokladov a od toho, ako rýchlo potrebuje firma údaje spracovať.
API integrácia
API je vhodné najmä pre stredné a väčšie firmy, a organizácie s vyšším objemom faktúr. Účtovný systém komunikuje s digitálnym poštárom automaticky a môže odosielať dokumenty, prijímať ich alebo kontrolovať stav spracovania.
Výhodou je rýchly a automatizovaný tok údajov bez potreby pravidelného exportovania a nahrávania súborov. Podrobnejšie možnosti ponúka API integrácia. Rozhranie zároveň umožňuje nastaviť kontroly, upozornenia a ďalšie nadväzujúce kroky.
Súborová integrácia
Ak systém nevie komunikovať cez API, praktickou možnosťou je výmena súborov cez SFTP alebo iné podporované rozhranie. Faktúry sa môžu prenášať v dávkach a spracovať podľa dohodnutého harmonogramu.
Súborová integrácia býva vhodná aj pre staršie systémy. Firma tak môže dosiahnuť kontrolovaný prechod na e-fakturáciu bez rozsiahleho zásahu do existujúceho riešenia.
E-mail alebo webová aplikácia
Pri menšom objeme dokumentov nemusí byť priama integrácia potrebná. Faktúry možno spravovať cez samostatnú aplikáciu alebo odovzdávať do služby prostredníctvom dohodnutého kanála.
Tento model umožňuje začať s nižšou technickou náročnosťou. E-fakturácia bez integrácie môže zároveň poslúžiť ako prechodné riešenie, kým firma pripraví plné napojenie.
Ako pripraviť účtovný systém na e-fakturáciu
Príprava by sa nemala začať výberom technológie, ale kontrolou údajov a súčasného procesu.
1. Zmapujte odoslané a prijaté faktúry
Firma potrebuje vedieť, v ktorých systémoch faktúry vznikajú, akými kanálmi prichádzajú a kto s nimi pracuje. Dôležité je oddeliť proces odoslaných faktúr od procesu prijatých faktúr, pretože každý môže vyžadovať iné napojenie.
2. Overte dostupnosť potrebných údajov
Účtovný systém musí vedieť poskytnúť údaje potrebné na vytvorenie štruktúrovanej faktúry. Patria medzi ne identifikačné údaje partnerov, čísla a dátumy dokladov, položky, sadzby DPH, sumy, platobné údaje a príslušné referencie.
Samotný export do XML ešte neznamená, že dokument spĺňa pravidlá e-faktúry. Rozhodujúca je správna štruktúra a súlad s požadovanými validačnými pravidlami. Rozdiel medzi PDF a štruktúrovaným dokumentom podrobnejšie vysvetľuje článok e-faktúra nie je PDF.
3. Vyberte integračný kanál
Pri rozhodovaní medzi API, súborovou výmenou a aplikáciou treba zohľadniť:
- počet prijatých a odoslaných faktúr,
- technické možnosti účtovného systému,
- požadovanú rýchlosť spracovania,
- potrebu automatického sledovania stavov,
- počet spoločností a systémov v skupine,
- spôsob riešenia chýb a výnimiek.
Cieľom nie je zvoliť technicky najzložitejšie riešenie. Správna integrácia je tá, ktorá zabezpečí stabilný tok faktúr s primeranými nákladmi.
4. Nastavte mapovanie a konverziu
Polia zo súčasného systému treba priradiť k údajom požadovaným vo formáte Peppol BIS 3. Ak systém vytvára iba PDF alebo vlastný dátový export, integračná vrstva môže údaje spracovať a skonvertovať do požadovanej XML štruktúry.
Firma tak môže zachovať svoj existujúci účtovný systém a doplniť k nemu funkcie potrebné pre e-fakturáciu.
5. Otestujte celý proces
Testovanie nemá končiť úspešným odoslaním jedného XML súboru. Potrebné je overiť aj prijatie faktúry, chybové stavy, dobropisy, prílohy, duplicitné dokumenty a návrat informácie do účtovného systému.
Dobre pripravené testovanie prináša nižšie riziko problémov v ostrej prevádzke a dáva účtovnému tímu čas nastaviť nové pracovné postupy.
Doručenie faktúry je len prvý krok
Integrácia s digitálnym poštárom rieši bezpečné prijímanie a odosielanie e-faktúr. Sama osebe však neurčuje, čo sa s prijatou faktúrou stane vo firme.
Jednoduchý model môže končiť doručením XML alebo PDF náhľadu do účtovného systému. Rozšírený model môže po prijatí faktúry automaticky vykonať kontrolu dodávateľa, párovanie s objednávkou, schvaľovanie, vytvorenie účtovných údajov a export na zaúčtovanie.
Flowis môže v tomto procese prepojiť dve vrstvy. Digitálny poštár zabezpečí doručenie faktúr cez Peppol a automatizované spracovanie prijatých faktúr môže riadiť ich ďalší obeh. Firma tým získa prehľadnejší proces od prijatia po zaúčtovanie, pričom účtovný tím rieši najmä prípady, ktoré si skutočne vyžadujú jeho pozornosť.
Takéto usporiadanie zároveň umožňuje začať iba s e-fakturáciou a automatizáciu dopĺňať postupne. Firma si tak vytvorí škálovateľné riešenie, ktoré možno rozširovať podľa objemu dokladov a interných potrieb.
