E-fakturácia sa často začína otázkou formátu a doručenia. Z pohľadu účtovníctva však prináša podstatnejšiu zmenu: faktúra sa môže dostať do procesu ako štruktúrovaný súbor údajov, nie iba ako príloha, z ktorej treba všetko znovu prepísať.
Práve tým vzniká priestor na automatizáciu. Účtovný tím môže venovať viac času kontrole výnimiek a menej rutinnému prepisovaniu dokladov. E-fakturácia preto nie je len technická úprava, ale príležitosť upratať celý proces od prijatia faktúry až po zaúčtovanie.
Prijatá faktúra môže vstúpiť priamo do procesu
Pri manuálnom spracovaní faktúra často príde e-mailom ako PDF. Niekto ju musí stiahnuť, uložiť, prepísať údaje do systému, priradiť stredisko a nájsť osobu, ktorá ju schváli. Každý krok vytvára priestor na chybu alebo oneskorenie.
V lepšom prípade majú firmy systém pre automatizáciu procesov, ktorý vie cez OCR a AI technológiu vyčítať údaje aj z PDF alebo iného formátu a nastaviť automatizované kroky v systéme.
Štruktúrovaná e-faktúra obsahuje identifikačné údaje, položky, DPH, sumy aj dátumy v podobe, s ktorou vie pracovať systém automaticky. Dáta tak nemusia prechádzať rukami viacerých ľudí len preto, aby sa dostali do účtovného systému.
Pri prijatí cez digitálneho poštára a jeho integráciou s účtovným systémom e-faktúra môže ďalej smerovať podľa nastavených pravidiel, namiesto toho, aby zostala čakať v spoločnej e-mailovej schránke.
Pre účtovný tím je dôležité aj to, čo sa deje po doručení. Spracovanie prijatej e-faktúry ukazuje, že samotné prijatie dokladu je iba prvý krok. Rozhodujúce je, ako rýchlo a spoľahlivo sa údaje dostanú k správnym ľuďom a do správneho systému.
Menej prepisovania znamená menej chýb
Ručné zadávanie údajov je stále častým zdrojom nesprávnych súm, nesprávneho strediska, duplicitného zaúčtovania alebo zle vybraného dodávateľa. Automatizácia nevylúči potrebu kontroly, ale dokáže ju presunúť na miesta, kde je naozaj potrebná.
Systém môže kontrolovať duplicity, povinné polia, zhodu s objednávkou alebo účtovné pravidlá ešte pred zaúčtovaním. Chyba sa tak zachytí v priebehu procesu, nie až pri uzávierke alebo reklamácii.
Schvaľovanie má jasného vlastníka
E-fakturácia vytvára príležitosť nastaviť kompetencie presne podľa reálneho fungovania firmy. Faktúra sa môže automaticky odoslať konkrétnemu schvaľovateľovi podľa spoločnosti, projektu, typu nákladu alebo finančného limitu.
Ak schválenie mešká, systém môže poslať upozornenie. Ak niektorý údaj chýba, doklad sa vráti priamo osobe, ktorá ho vie doplniť. Účtový tím tak nemusí manuálne dohľadávať, kde faktúra stojí a kto má urobiť ďalší krok.
Takýto workflow zároveň vytvára auditnú stopu. Je viditeľné, kto doklad prijal, skontroloval, schválil, vrátil alebo upravil. To prináša lepšiu kontrolu zodpovedností aj jednoduchšie dohľadanie histórie pri audite.
Firmy, ktoré chcú tieto kroky prepájať s vlastným účtovným systémom, môžu využiť systémové integrácie. Pri plánovaní je dobré preveriť aj prepojenie systému na automatizáciu procesov s účtovným systémom, aby sa údaje neprenášali len jedným smerom, ale aby sa do procesu vracali aj statusy a výsledky kontrol.
Účtovný tím získava lepší prehľad o došlých fakturách
Pri manuálnych procesoch býva náročné rýchlo zistiť, koľko faktúr čaká na kontrolu, schválenie alebo zaúčtovanie. To komplikuje plánovanie platieb, uzávierky aj komunikáciu s manažmentom.
Automatizovaný proces dokáže ukázať stav faktúry v každom momente. Účtovný tím vie, ktoré doklady sú kompletné, ktoré čakajú na doplnenie a ktoré sú pripravené na platbu. Lepšia viditeľnosť pomáha predchádzať oneskoreným platbám a nečakaným problémom s cash flow.
Pre elektronickú výmenu sú dôležité aj bezpečnosť, prístupové práva a dohľadateľnosť. Bezpečnosť systému je preto prirodzenou súčasťou procesu, najmä ak tím pracuje s citlivými finančnými údajmi.
Ako začať bez veľkej zmeny naraz
Firma nemusí automatizovať všetko v jednom projekte. Praktickým začiatkom je zmapovať, kde účtovníci trávia najviac času a ktoré kontroly opakujú pri každom doklade.
Zamerajte sa na príjem faktúr, priradenie dodávateľa, kontrolu duplicít, schvaľovanie a prenos do účtovného systému. Postupný prístup umožní overiť prínosy na reálnych dokladoch bez zbytočného narušenia prevádzky.
Dôležité je nepozerať sa na e-fakturáciu iba ako na novú povinnosť. Príprava na povinnú e-fakturáciu môže byť impulzom na zlepšenie účtovných procesov, ktoré firme prinesú výsledky aj mimo samotnej legislatívnej pripravenosti.
