Výber digitálneho poštára nie je len technické rozhodnutie. Ovplyvní, ako bude vaša firma prijímať a odosielať e-faktúry, ako ich dostanete do účtovného systému a koľko manuálnej práce zostane vo vašich procesoch.
Správne riešenie vám pomôže zvládnuť povinnosti eFaktúry a zároveň vytvorí pevný základ pre kontrolu, schvaľovanie a automatizáciu faktúr.
Čo je e-faktúra a prečo PDF nestačí
PDF faktúra môže prísť e-mailom a byť digitálna, sama osebe však nie je e-faktúrou v štruktúrovanom zmysle. PDF je dokument určený najmä na čítanie človekom. Systémy z neho nevedia spoľahlivo a automaticky prevziať všetky údaje bez ďalšieho spracovania.
E-faktúra pracuje so štruktúrovanými dátami. Fakturačné údaje sú zapísané v dohodnutom formáte, aby ich systémy vedeli automaticky čítať, kontrolovať a odovzdať ďalej. Práve preto je pri e-fakturácii dôležitý štandard Peppol BIS Billing 3.0.
Termíny a pojmy, ktoré sa oplatí poznať
Pri príprave na eFaktúru sa často stretnete s pojmami EN 16931, UBL, Peppol a BIS 3. EN 16931 je európska norma, ktorá určuje základné pravidlá elektronickej faktúry. UBL je jeden z technických formátov, v ktorom sa údaje zapisujú. Peppol je sieť a súbor pravidiel pre bezpečnú výmenu dokumentov medzi firmami a verejnou správou.
Peppol BIS 3 je praktický formát faktúry používaný v tejto sieti. Ak váš systém vytvorí iba PDF, neznamená to, že dokáže pripraviť faktúru v BIS 3. To je jeden z prvých bodov, ktoré sa oplatí overiť pri výbere riešenia.
Čo je digitálny poštár
Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, ktorý zabezpečuje výmenu eFaktúr cez sieť Peppol. Pre firmu predstavuje bezpečný bod, cez ktorý vie dokumenty prijímať alebo odosielať v požadovanom formáte.
Výber poskytovateľa je potrebné urobiť podľa toho, ako pracujete s faktúrami dnes a kam sa chcete posunúť. Ak máte komplexnejšie procesy, pri prijatých faktúrach je dôležité, aby sa doručenie neskončilo iba v samostatnej schránke, ale aby naň mohol nadviazať váš účtovný a schvaľovací proces. Certifikovaného poskytovateľa si firma vyberá cez portál Finančnej správy.
Môžem mať viac digitálnych poštárov?
Áno. Váš účtovný systém už aj môže mať integrovaného digitálneho poštára. To však neznamená, že ho musíte využívať aj pri prijatých faktúrach. Tu môžete hľadať riešenie, ktoré lepšie zapadne do vašich procesov a dá vám nad nimi väčšiu kontrolu.
Keďže na prijímanie e-faktúr môžete mať len jedného digitálneho poštára, všetky faktúry máte na jednom mieste. Váš tím aj externý účtovník pracujú s rovnakými údajmi, vidia aktuálny stav faktúr a môžu sa zapojiť do ich schvaľovania, ak majú príslušné roly. Proces je tak prehľadnejší, jednoduchší a pripravený na automatizáciu od prijatia až po ich zaúčtovanie.
Aký prístup si môžete vybrať
Správny digitálny poštár by mal vyhovovať vašej aktuálnej technickej pripravenosti. Ak faktúry iba prijímate a nepotrebujete napojenie na vlastný systém, vhodným začiatkom môže byť Peppol Box, ktorý poskytujeme zdarma. Pracujete vo webovom rozhraní podobnom e-mailovej schránke a prijaté e-faktúry máte na jednom mieste.
Ak chcete prijímať aj odosielať faktúry cez webové rozhranie, bez vlastnej integrácie, môžete zvoliť riešenie bez integrácie. Je vhodné pre firmy, ktoré nechcú čakať na úpravy účtovného systému, ale potrebujú e-faktúry obsluhovať priamo vo webovej aplikácii.
Pre firmy so systémom, ktorý sa má napojiť priamo na digitálneho poštára, je určené riešenie s API napojením. Tento prístup dáva priestor na automatický prenos údajov medzi digitálnym poštárom, účtovným systémom a ďalšími firemnými nástrojmi.
Čo ak váš systém nevie vytvoriť BIS 3
Nie každý účtovný systém dokáže vytvoriť faktúru vo formáte Peppol BIS 3. Ak pracujete s PDF, ISDOC alebo iným dátovým formátom, riešením môže byť konverzia faktúr do formátu BIS 3 s Flowisom. Zo zdrojového dokumentu sa získajú potrebné údaje, správne sa namapujú a faktúra sa pripraví v štruktúrovanom formáte potrebnom na elektronické doručenie.
Môžem si otestovať systém a digitálneho poštára?
Áno, väčšina poskytovateľov doručovacej služby (digitálny poštár) ponúka možnosť otestovať si e-fakturáciu. Ak si chcete overiť API napojenie alebo konzultovať vhodný postup, môžete začať v testovacej sieti. Testovanie vás k ničomu nezaväzuje a stačí požiadať o prístup do testovacej verzie.
Prečo Digitálny poštár Flowis
Digitálny poštár Flowis ponúka možnosti pre malé aj veľké firmy: jednoduché prijímanie, webové rozhranie, API integráciu aj konverziu faktúr. Výhodou je prepojenie s Flowis systémom, ktorý sa špecializuje na automatizáciu prijatých faktúr od prijatia faktúry cez schvaľovanie až po zaúčtovanie v účtovnom systéme.
Nejde preto len o doručenie e-faktúry. Ide o celý účtovný proces, ktorý budete vedieť zjednodušiť pre váš tím.
